Cara memilih event organizer adalah informasi penting bagi Anda yang akan mengadakan sebuah acara. Seperti acara pernikahan, ulang tahun, reuni dengan teman-teman, acara pembukaan cabang kantor baru, bahkan acara besar seperti konser musik band ternama. Event organizer bisa membantu membuat acara hingga detail yang paling kecil.
Event organizer atau EO bekerja dengan banyak vendor. Sehingga mampu menyelesaikan semua pekerjaan tanpa melupakan detail paling kecil sekalipun. Acara bisa terlaksana dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.
Cara Memilih Event Organizer
Ada banyak jasa event organizer yang menawarkan jasanya baik secara online maupun offline. Sayangnya, tidak semua jasa event organizer memiliki kapasitas yang baik untuk menghasilkan karya yang baik pula.
Agar tidak salah pilih, berikut beberapa tips sederhana cara memilih event organizer untuk acara penting Anda:
-
Minta Rekomendasi Teman
Jika belum memiliki pengalaman bekerja sama dengan EO, sebaiknya minta rekomendasi teman yang sudah punya pengalaman. EO mana yang mampu mengatur acara yang akan Anda kerjakan.
Biasanya, hasil rekomendasi ini tidak mengecewakan. Karena sudah terbukti kemampuan dan profesionalitasnya. Tapi bagaimana jika tidak ada teman yang punya pengalaman bekerja sama dengan EO? Mudah saja. Anda bisa mencari di internet.
-
Mencari di Internet
Caranya sangat mudah. Cukup buka google atau browser di internet. Lalu ketikkan kata kunci event organizer terdekat. Akan ada banyak jasa EO yang direkomendasikan google. Anda tinggal mencari sesuai dengan keinginan dan format acara.
-
Cari Spesialis EO
Ada 2 jenis event organizer yang ada di pasaran. Yaitu EO yang mengerjakan semua jenis acara dan EO yang hanya mengerjakan acara tertentu. Misalkan wedding organizer, EO khusus acara ulang tahun, EO khusus acara gathering keluarga, dan lain sebagainya.
Sebaiknya carilah spesialis EO. Kenapa? Karena mereka tahu dan paham betul bagaimana cara menangani acara tertentu. Misalkan Anda akan mencari EO khusus acara perusahaan. EO yang spesialis menggelar event seperti meeting, convention atau exhibition tentu lebih utama ketimbang yang lebih banyak mengerjakan acara pernikahan..
Dengan pengalaman dan jam terbang yang tinggi dalam menangani acara perusahaan, mereka akan mengerti bagaimana menangani konsep event yang akan Anda lakukan.
Bahkan jika Anda meminta konsep yang menggabungkan adat lokal. Mereka akan paham bagaimana step by step membuat konsep event yang bisa meleburkan vibe lokal dengan detail yang sangat rapi.
-
Periksa Track Record EO
Sudah mengantongi beberapa nama EO? Jangan langsung memilih. Periksa dulu bagaimana track record yang mereka miliki. Caranya dengan membaca beberapa testimoni dari pelanggan di internet.
Apakah ada keluhan yang dialami pelanggan setelah menggunakan EO tersebut? Jika ada, apa saja keluhannya? Bagaimana kualitas pelayanannya? Bagaimana range harganya? Dan beberapa detail lainnya.
Jangan memilih EO dengan track record yang buruk. Karena bisa jadi keluhan yang pernah diceritakan pelanggan juga akan terjadi pada acara Anda. Jika ingin acara berjalan dengan baik, sebaiknya pilih event organizer yang memiliki track record baik.
-
Lihat Portofolio
Cara memilih event organizer selanjutnya adalah dengan melihat portofolio. Apa saja acara yang pernah dilakukan. Mulai dari yang paling kecil hingga yang paling besar. Apakah pernah menangani acara seperti event yang akan Anda kerjakan atau tidak. Jika pernah, bagaimana tingkat keberhasilannya?
Portofolio biasanya dicantumkan pada website marketing atau kantor online. Pastikan Anda membacanya dengan jelas. Kalau masih ada yang kurang yakin, bisa bertanya langsung dengan menghubungi nomor kontak customer servis.
-
Pilih yang Berpengalaman
Sebaiknya pilih event organizer yang berpengalaman untuk acara Anda. Kenapa? Semakin lama usia dan jam terbang sebuah EO, bisa dipastikan banyak pengalaman yang dimilikinya. Mereka akan tahu bagaimana detail sebuah acara agar sesuai dengan ekspektasi.
Selain itu, mereka juga memahami apa saja hiasan yang lagi tren sekarang untuk dekorasi. Atau bagaimana acara dibuat dengan konsep up to date seperti sekarang ini. Termasuk ketika mengharuskan live streaming untuk kepentingan sosial media. EO yang berpengalaman akan mampu mengerjakan itu semua dengan baik.
-
Memiliki Tim yang Profesional
Mencari EO yang memiliki tim terbaik dan kompak merupakan tips atau cara memilih event organizer selanjutnya. Kenapa seperti itu?
Karena untuk menghasilkan sebuah acara yang baik dan sesuai ekspektasi, tidak bisa dikerjakan hanya dengan satu orang saja. Tapi harus menggunakan kerja tim yang kompak atau telah bekerja sama dengan vendor yang berpengalaman.
Dengan tim yang kompak, pekerjaan bisa diselesaikan sesuai dengan target waktu yang diberikan. Tanpa harus mengorbankan beberapa detail penting yang harus ada.
-
Budget Sesuai Keuangan
Event organizer yang berpengalaman dengan portofolio yang melimpah biasanya memberi harga yang cukup tinggi. Ini wajar karena ada jaminan hasil yang memuaskan. Tapi ini bukan berarti alasan untuk mencari EO di luar budget keuangan Anda.
Tetap cari EO sesuai dengan budget yang Anda miliki. Jika memang menginginkan EO tertentu karena alasan kualitas yang baik, cobalah untuk negosiasi. Apa saja layanan yang bisa Anda dapatkan dengan dana yang tersedia. Siapa tahu ada bonus yang bisa digunakan untuk menekan biaya tanpa mengorbankan kualitas.
-
Memiliki Etos Kerja yang Baik
Apa itu etos kerja yang baik? Yaitu prilaku positif untuk menghasilkan kerja yang baik. Event organizer yang memiliki etos kerja yang baik biasanya memberikan layanan yang terbaik bagi pelanggan.
Etos kerja yang baik bisa dilihat bagaimana cara mereka melayani berbagai pertanyaan customer. Apakah lama menjawab pesan atau tidak. Bagaimana ketersediaan waktu untuk diskusi. Apakah menyediakan layanan laporan detail pengerjaan acara mulai dari perencanaan hingga hari H.
Tak hanya itu saja. Apakah owner EO bisa datang di hari H atau tidak. Bagaimana jika dalam satu hari menangani lebih dari satu acara? Apakah ada kendala atau tidak. Dan lain sebagainya.
Jika memiliki etos kerja yang baik, pihak EO akan dengan senang hati diajak diskusi. Memberikan saran terbaik sesuai pengalaman. Cepat dalam membalas pesan. Pihak owner akan berusaha datang pada hari H meski mengerjakan lebih dari satu event.
Dan yang paling penting, pihak EO akan berjanji memberi laporan detail. Mulai dari tahap perencanaan, pengerjaan detail, hingga bantuan pada hari H saat acara berlangsung. Dengan laporan yang detail, Anda bisa memantau kinerja EO sambil mengerjakan aktivitas lainnya.
-
Memiliki Kreatifitas yang Tinggi
Kreatifitas adalah hal utama yang harus dimiliki oleh event organizer. Terutama jika berhubungan dengan event yang membutuhkan kreatifitas tinggi. Seperti acara pernikahan, ulang tahun, dan acara perusahaan. EO yang baik harus tahu bagaimana detail dekorasi sesuai dengan konsep acara.
Selain itu, kreatifitas juga diperlukan saat acara menemui kendala. Misalkan ingin mengadakan exhibition di ballroom Oakwood Jakarta. EO dituntut untuk kreatif menangani keadaan agar pengunjung dan peserta exhibition atau pamerannya tidak merasa bosan.
Sehingga tidak hanya mendapat peningkatan sales namun peserta juga mendapat manfaat lain seperti mendapatkan investor, insight marketing, setategi bisnis, dan lain sebagainya.
Kesimpulan
Keberadaan event organizer sangat penting untuk membantu menyelenggarakan acara dengan cepat, mudah, dan tepat. Event organizer yang baik adalah yang bisa membantu mengerjakan acara dengan detail yang baik sesuai dengan konsep acara yang diinginkan customer.
Pastikan EO yang akan Anda pilih memahami bedanya eksibisi dengan gala dinner dan talkshow, tujuannya agar Anda tidak perlu banyak keluar uang percuma, misal anggaran acara yang seharusnya cukup sekitar Rp. 150 juta saja dalam satu hari acara, lantas bengkak menjadi Rp. 1 milyar lebih lantaran kurang pemahaman EO antara exhibition dengan acara corporate atau organisasi atau B2B.
Ada banyak jasa event organizer yang menawarkan jasanya. Namun jika ingin mendapatkan yang terbaik, sebaiknya ketahui bagaimana cara memilih event organizer yang berpengalaman dan profesional.