Tugas Crew Event Organizer Mencakup Hal-hal Ini

Jika Anda menggunakan tim penyelenggara acara dari karyawan atau keluarga sendiri, biasanya penyusunan keuangan tidak jelas. Tidak jarang ada penambahan biaya di tengah-tengah pelaksanaan. EO profesional tidak begitu. Mereka akan menyampaikan rincian anggaran biaya di awal. Semua biaya sudah jelas di awal dan penganggaran bisa optimal.

Tidak perlu lagi Anda pusing-pusing memikirkan jalannya acara. Sebab crew event organizer yang berkompeten merupakan tim yang berisi para profesional. Anda tinggal fokus saja pada materi presentasi atau pidato Anda pada saat acara.

Masih bingung mengonsep acara penting Anda? Tidak perlu lagi kalau Anda menggunakan jasa EO profesional. Konsep acara mereka sangat jelas. Bahkan Anda akan jadi orang pertama yang mereka ajak diskusi mengenai konsep ini.

Bukan hanya soal susunan acara, namun juga tentang jadwal pelaksanaan acara. Sebabnya karena perencanaan EO lebih matang ketimbang kalau timnya karyawan ataupun keluarga Anda.

Crew event organizer sudah berpengalaman mengadakan acara yang mirip seperti yang ingin Anda adakan. Tentunya pilih yang memang berpengalaman. Jangan Anda ingin mengadakan Online Exhibition tapi malah menggunakan EO one stop service. Mungkin memang berpengalaman mengadakan exhibition, tapi biasanya EO satu itu spesialis acara berskala besar.

Pesta ulang tahun merupakan acara spesial bagi siapapun. Entah itu individu, perusahaan atau lainnya. Agar mendapat pesta yang berkesan, banyak event organizer yang spesialis dalam peekrjaan ini.

EO meng-handle semua kegiatan mulai dari perencanaan hingga eksekusi. Klien bisa memilih tema sesuai yang mereka inginkan. Asalkan ada kecocokan budget, pihak EO akan dengan senang hati mewujudkan keinginan klien.

Pernahkah Anda datang ke sebuah konser musik atau pagelaran seni yang besar? Merasa penasaran siapa penyelenggaranya? Beberapa merupakan hasil kerja event oganizer profesional.

Menjalankan beraneka ragam acara ini menjadi salah satu pekerjaan event organizer. Lebih-lebih lagi kalau acaranya terlihat gemerlap dan teratur. Tentu EO yang disewa merupakan yang terbaik.

Ada jasa EO yang punya spesialisasi pada pekerjaan ini. Sebab sudah punya banyak pengalaman menggelar acara sejenis dengan sukses. Ingin menggelar konser ataupun pagelaran seni? Secara daring maupun offline, EO ini bisa menjadi Anda andalkan.

Punya pengalaman menggelar acara berskala besar? Pastinya pernah mengalami beberapa kali perubahan rencana awal, bukan? Entah dari budget, jumlah tamu undangan, waktu yang dimajukan, dan sebagainya. Tentu sangat merepotkan, bukan? Sebab Anda mesti mengkoordinir ulang tim pelaksana berikut berbagai vendornya.

One-Stop Event Organizer merupakan perusahaan manajemen event yang menyediakan solusi secara lengkap dan profesional. Tak perlu pusing-pusing sampai-sampai harus turun tangan untuk koordinasi ulang. Cukup informasikan soal perubahan yang ada, semuanya bisa di-handle dengan smooth tanpa Anda harus banyak campur tangan.

Terlebih lagi, beberapa perusahaan One-Stop EO ini bukan cuma spesialis pada satu jenis event seperti halnya EO Hiburan atau EO ulang tahun saja. Namun juga bisa menggelar event berskala besar lain. Seperti pameran bertaraf internasional misalkan, atau eksibisi.

Kepanjangannya adalah meeting, incentive, convention dan exhibition. EO yang berspesialisasi pada pekerjaan ini biasanya mempunyai klien perusahaan ataupun perorangan. Pemilik bisnis, tokoh nasional, pemerintah lokal bahkan pemerintahan nasional.

Skala dari event-nya sendiri bisa besar atau kecil. Regional maupun internasional. Sehingga bisa menjadi pilihan bagi Anda yang ingin mengadakan salah satu event di atas namun tidak tahu bagaimana menggelarnya dengan sukses.

Anda dapat mengandalkan GlobalEvent untuk penyelenggaraan M.I.C.E berskala internasional. Silahkan hubungi kami untuk diskusikan rencana Anda.

Event organizer satu ini pekerjaannya adalah menggelar pesta pernikahan. Biasanya dalam skala yang sedang hingga mewah. Menyiapkan dekorasi, katering, mengatur urutan acara hingga hiburan untuk tamu.

Demi momen pernikahan yang berkesan, jangan ragu pakai jasa EO yang satu ini. Sebab mereka lebih paham bagaimana menjalankan acara wedding yang bernilai. Pastikan sampaikan konsep acara yang Anda mau. Diskusikan juga soal budget. Mereka akan mengaturnya untuk Anda.

Dalam sebuah acara, produser punya peran paling penting. Sepenting apa memangnya? Produser punya tanggung jawab merumuskan perencanaan acara. Tak sampai disitu saja, bagian ini juga akan memastikan kelancaran acara. Berikut tugas dan tanggung jawab dari crew EO yang satu ini:

a. Membuat konsep.

b. Menyusun strategi penyelenggaraan.

c. Penyusunan jadwal progress kerja dan mengatur persiapan jalannya acara.

d. Membuat rencana anggaran kerja dan mengaturnya.

e. Mengkoordinir tim, artis atau entertainer hingga sponsor sebelum dan selama acara berlangsung.

f. Melakukan evaluasi.

g. Menganalisis dan mengatasi masalah yang muncul.

Bagian ini punya tanggung jawab untuk berkoordinasi dengan semua bagian yang ada pada tim crew EO. Soal administrasi, pembuatan laporan, pengecekan kesiapan dan lain-lain. Itulah sebabnya bagian ini sering punya sebutan lain, yaitu “seksi sibuk”. Rincian tugas crew event organizer satu ini adalah sebagai berikut:

a. Melakukan pengecekan administrasi acara baik teknis maupun non teknis.

b. Mencatat progress acara mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi.

c. Menyusun laporan induk berdasarkan laporan berbagai divisi untuk bahan evaluasi.

d. Melakukan pemeriksaan kesiapan sarana dan prasarana pendukung jalannya acara.

Bagian ini punya tugas mengurus aliran dana acara. Sejak persiapan hingga sesudah pelaksanaan. Crew bagian ini berkoordinasi langsung dengan produser acara. Berikut ini adalah rincian tugasnya:

a. Tanggungjawabnya mencakup segala hal yang berhubungan dengan keuangan event.

b. Berkoordinasi dengan pimpinan tiap bagian dan produser saat penyusunan anggaran event.

 c. Menyusun laporan aliran dana masuk dan keluar.

d. Membuat strategi arus keuangan.

e. Menjalankan pembayaran cash ataupun tagihan dan mengumpulkan bukti pembayaran.

f. Melakukan pengarsipan semua bukti pengeluaran.

g. Membuat skala prioritas dalam keuangan penyelenggaraan acara.

Bagian ini memiliki tugas sebagai pengumpul informasi sekaligus yang membagikannya juga. Kru bagian ini juga akan mengawasi jalannya acara. Serta berkoordinasi dengan bagian lain seperti keamanan dan manajemen artis.

Berikut rincian tugas-tugas crew event organizer di bagian ini:

a. Mengumpulkan berbagai data dan informasi yang terkait dengan pelaksanaan acara.

b. Mengawasi jalannya acara.

c. Mengumpulkan informasi dan jadwal kerja.

d. Membagikan jadwal kerja dan informasi ke semua bagian pelaksana acara.

Tidak perlu ragu dalam menyampaikan mau Anda untuk sebuah konsep event. Sebab memang tugas event organizer untuk mewujudkan keinginan Anda tersebut. Misal Anda ingin menggelar pesta pernikahan memakai adat Batak. Tentu EO mesti tahu bagaimana prosesi pernikahan dalam adat Batak tersebut. Sebab ini sudah jadi tugas utama mereka.

Mengetahui apa saja kebutuhan acara telah jadi tanggung jawab yang otomatis harus mereka penuhi. Atau jika Anda berencana mengadakan event berskala internasional seperti konferensi.

Event organizer pastinya akan mempersiapkan segalanya dengan sedetail mungkin. Tidak lupa juga mereka akan mempersiapkan peralatan simultaneous interpreteation system atau SIS guna kelancaran acara. 

Tugas yang tak kalah penting dari EO adalah mencari konsep ide yang sesuai dan relevan dengan tujuan acara. Ide bisa datang dari mana saja. Kadang klien memiliki ide yang ingin diwujudkan oleh EO. Tapi kadang klien sama sekali tidak ada ide dan menyerahkan ide acara sepenuhnya pada EO.

Di sinilah EO harus bisa mencari ide terbaik sesuai dengan budget yang dimiliki klien. Mengkonsepnya dengan baik, lalu mengadakan meeting dengan klien guna mengajukan opsi konsep yang beragam. Memastikan klien memilih konsep yang seperti apa.

Begitu juga masukan sebelum memulai persiapannya. Meski masih dalam wujud ide, jangan pernah mengonsep acara hingga memaksa klien perlu meningkatkan budget. Kecuali jika klien meminta yang unik dan tidak ada masalah soal budget.

Tugas crew event organizer selanutnya adalah melakukan penyusunan budget. Seperti pemaparan di poin sebelumnya, budget terkait erat dengan rencana step by step mewujudkan konsep yang telah disiapkan bersama klien sebelumnya.

Kalau Anda bertindak selaku wakil perusahaan event organizer, Anda bisa menawarkan budget sesuai dengan konsep acara dan event yang telah Anda selesaikan sebelumnya. Kecuali seperti pemaparan sebelumnya, klien ingin event yang unik atau brand new. Maka Anda bebas menawarkan budget yang pantas.

Penyusunan anggaran ini penting untuk melihat aliran dana dari mulai masuk hingga keluar. Agar tidak ada dana yang keluar tanpa pencatatatan. Atau bocor tanpa diketahui. Sebab manajemen anggaran yang salah tidak hanya bisa membuat event organizer merugi. Bahkan juga bisa membuat acara terlaksana tidak sesuai ekpektasi. Hal ini membuat klien kecewa dan reputasi EO jadi memburuk.

Jenis event organizer dibagi menjadi dua. Yaitu EO general dan EO spesifik. EO general menangani semua jenis acara. Sedangkan EO spesifik menangani satu acara tertentu. Salah satu jenis EO spesifik adalah wedding organizer. EO ini spesialis untuk menggelar pesta pernikahan saja..

Baik general ataupun spesifik masing-masing ada kelebihan dan kekurangannya. EO general atau one stop EO memudahkan Anda dalam mengadakan event berskala besar. Sayangnya harus sering melakukan kontrol supaya planning di awal berjalan sebagaimana mestinya.

Sementara EO spesifik sangat pas jika skala acara yang Anda ingin gelar cenderung kecil. Seperti pesta pernikahan, ulang tahun dan lainnya. Meski kecil dan cenderung murah, namun kontrol harus tetap Anda lakukan. Sebab banyak juga EO spesialis ini tidak menjalankan pekerjaannya dengan benar.

Agar tidak salah pilih jasa event organizer, pastikan Anda melihat portofolio mereka terlebih dahulu. Ulasan pelanggan sebelumnya juga penting untuk bahasan referensi, sebelum budget Anda keluar.

Membikin rundown atau susunan acara. Mulai dari awal hingga akhir. Apa saja isi acaranya? Siapa penganggung jawab setiap sesi? Berapa lama waktu tiap sesi? Bagaimana dekorasinya? Event organizer berpengalaman seharusnya sudah punya jawaban untuk semua pertanyaan ini. Kalau saat Anda tanyakan mereka kebingungan, siap-siap untuk sering-sering kontrol pelaksanaan acara.

Rundown acara ini harus mencakup semua acara. Jangan sampai ada satupun yang tertinggal. Semua acara ini adalah yang ada di dalam konsep yang telah disepakati di awal. Berikut tambahan yang menjadi penghubung dan pemulus jalannya acara.

Biasanya EO akan memberikan rundown ini pada saat persiapan pelaksanaan. Lalu menyampaikannya ke klien berikut semua penjelasan soal acara-acara yang ada di dalamnya. Penyususnan rundown acara ini merupakan hal yang sangat basic. Jangan sampai Anda melupakan hal ini saat menggunakan EO.

Setelah Anda setuju pada rundown yang tim EO buat, maka saatnya acaranya digelar. Meski acara sedang berlangsung, Anda sebagai klien jangan sampai lengah. Usahakan teruslah ikut mengawasi jalannya acara. Agar tidak ada situasi yang tidak menguntungkan datang di hari spesial Anda.

Pastikan beberapa hal terkait kendala yang mungkin akan muncul. Dan pastikan pula tim EO sudah mengantisipasinya. Seperti misalnya Anda mengadakan jamuan makan malam bersama kolega bisnis secara outdoor.

Meski hari itu sedang cerah, pastikan EO sudah mempersiapkan langkah-langkah antisipasi jika tiba-tiba saja turun hujan. Tentunya bukan dengan memanggil pawang hujan dong 😉

Masalah akan selalu mengintai meski langkah-langkah antisipasi sudah disiapkan. Seperti kerusakan sound system yang tiba-tiba. Atau kedatangan menu dessert yang terlambat. Hal ini harus sudah ada langkah penyelesaiannya yang telah menjadi bagian tugas crew event organizer.

Event organizer yang berpengalaman sudah biasa melakukan hal tersebut. Sudah biasa menghadapi masalah yang tiba-tiba datang dengan serangkaian perencanaan antisipasi yang matang. Maka dari itu, sekali lagi pastikan EO yang Anda pilih benar-benar profesional.

Ini adalah tugas crew event organizer terakhir. Lewat evaluasi, berbagai masalah yang timbul pada saat acara bisa dicatat dan dijadikan pengalaman. Pastikan Anda bisa hadir dalam evaluasi sebagai klien yang dilayani. Namun jika Anda merupakan EO-nya sendiri. Tidak perlu mengundang klien untuk hadir dalam rapat evaluasi.

Adanya masalah dalam acara yang gagal diselesaikan dengan benar seharusnya menjadi bahan catatan. Dengan begitu kedepannya pelayanan dapat lebih baik lagi. Seperti misalnya soal bagaimana aliran dana diatur saat acara mengalami over budget? Jika terdapat catatan over budget, harus ditemukan titik persoalannya. Sebab klien pastinya terima bersih saja berapa dana yang harus mereka keluarkan.